Как организовать event-мероприятие, чтобы зацепило

Идеи вне рамок, самые масштабные события, разрыв любых шаблонов – о своей работе рассказывает директор креативной группы «Элен и Ребята» Иван Балдин

Такова жизнь: для кого-то работа каторга, а для кого-то – ежедневный праздник. В интервью с Иваном Балдиным, директором креативной группы «Элен и Ребята», которая создает event-мероприятия для корпоративных клиентов и воплощает в жизнь самые смелые идеи частных клиентов, – о том, как в неформальной обстановке решаются бизнес-задачи, и в целом об организации торжества – из первых уст.

«Критерии значительно изменились»

– Иван Леонидович, почему с каждым годом все больше людей за организацией праздника обращаются именно в агентства? Ведь вполне реально самостоятельно найти ведущего, фотографа или артиста для любого торжества…

– Люди обращаются в агентство в первую очередь за качественными услугами. Зачастую у индивидуальных специалистов круг предоставляемых услуг сужен, максимум, что он может, – свести заказчика с нужными людьми. В этом случае для клиента неизбежны временные затраты. Это еще одна причина для сотрудничества с агентством, где все вопросы решаются комплексно.

Для организаций, если речь идет о серьезных корпоративных мероприятиях, иного выхода вообще нет. Прошло время празднично-банкетного застолья. Сейчас люди считают свои деньги и хотят, чтобы они работали, поэтому и критерии корпоративных мероприятий значительно изменились.

– Меняются потребности и запросы… Меняется ли ваша миссия? Кстати, за годы работы ваша творческая группа сильно изменилась?

– Мы работает на рынке event-услуг с 2010 года. Организатор и главный основатель – моя супруга Елена, она начинала все сама, но впоследствии это стало общим делом и идеей. На стадии становления нас было двое, два телефона, один ноутбук, и вся наша материально-техническая база помещалась на одной полке в нише квартиры в панельном доме.

Шло время, мы росли и расширяли клиентскую базу, за годы работы положительно зарекомендовали себя, есть свой нетривиальный креативный подход, разработаны пакеты мероприятий на любой вкус и кошелек. Сейчас «Элен и ребята» – это просторный офис, огромное количество подрядчиков, партнеров, команда специалистов, это представительства в других городах, большие выездные мероприятия, огромное портфолио, ведь мы можем предложить разные услуги, начиная от частных праздников и заканчивая корпоративными тренингами для серьезных компаний и даже правительства.

Перед нами постоянно открываются новые возможности и перспективы. Мы намерены зайти в другие города Дальнего Востока и Амурской области.

– Конкретные точки уже наметили?

– …Возможно, Свободный. Город развивается семимильными шагами, его благосостояние растет, туда заходят крупные компании, а каждой организации так или иначе нужны корпоративные, имиджевые, брендовые мероприятия, спартакиады… Это что касается бизнеса.

К тому же растет и потребительская культура. Вместе с этим расширяется и один из секторов нашей деятельности – BTL.

– Расскажите более подробно, что это за сектор?

– BTL (below-the-line) – это комплекс маркетинговых коммуникаций, который отличается от прямой рекламы ATL (above-the-line) способом воздействия на целевую аудиторию. На рынок заходят новые поставщики, каждый из которых хочет рекламировать свой товар. Реклама и продвижение любой продукции – одна из специализаций нашей команды. Мы являемся одним из лидеров на рынке услуг Sales Promotions на Дальнем Востоке, предлагаем действенные маркетинговые мероприятия и эффективные рекламные акции: мероприятия по стимулированию сбыта, реклама в местах продаж, мерчендайзинг, директ-маркетинг, спонсорские мероприятия, массовые акции, презентации и многое другое.

Чтобы мероприятие «зашло»

– Многие сегодня предлагают организацию праздника под ключ, но, как правило, арсенал возможностей ограничивается элементарным набором: подбор артистов, выбор сценария и помещения. А какие-то действительно оригинальные фишки в большинстве случаев может предложить только команда профессионалов…

– Когда к нам обращается заказчик, ему предоставляется бриф, мы уточняем свою задачу. Если корпоративные клиенты, представительства крупных компаний, как правило, имеют четкие стратегии, то частные клиенты не всегда четко представляют, что хотят получить в конечном итоге. Здесь мы всегда готовы сориентировать, рассказываем о механике работы: либо это будет торжество по стандартным пакетам и предложенной нами схеме, либо разрабатываем индивидуальные проекты. Понравившаяся концепция прорабатывается более детально, от и до, учитываются все сопутствующие специалисты и подрядчики.

К примеру, если это свадьба, то к работе мы можем подключать свадебных экспертов, стилистов, визажистов, свадебные салоны, организовывать шоу-номера – то есть все, что было бы уместно в масштабах конкретного проекта. После обязательно проводим мониторинг, изучаем результат, оцениваем отзывы.

– В организации корпоративных мероприятий обходитесь только силами своего коллектива или задействуете сторонних специалистов?

– В любом мероприятии у нас задействован весь коллектив. На стадии разработки концепции мы проводим мозговые штурмы, подключаем креативщиков, копирайтеров, которые предлагают свои идеи. Изучаем компанию, беседуем с сотрудниками, чтобы в итоге корпоративное мероприятие «зашло» и все усилия были не зря, вкладываемся на все 100! Мы ищем точки касания между членами коллектива, перерабатываем все информационное поле, приводим в соответствие с корпоративными нормами и культурой компании, с их ценностями, миссией и культурой, согласовываем с руководством.

Что касается привлечения сторонних специалистов, у нас есть постоянные партнеры в разных отраслях – полиграфия, баннеры, дизайн… И я не вижу смысла в таком городе, как Благовещенск, держать в штате скрипачей, к примеру, или саксофонистов – достаточно тесного налаженного сотрудничества. Иногда мы можем обойтись силами своих сотрудников, а порой наша команда вырастает в разы. Например, в мероприятии «Юбилей АО «Прииск Соловьевский» было задействовано 80 человек! Во Владивостоке для корпоративного поздравления всего за неделю я смог собрать команду из 40 человек. Мы сделали классное мероприятие, которое люди помнят до сих пор.

– А как насчет бюджетных корпоративов? Что делать, если денег совсем мало, а праздника очень хочется?..

– Маленький бюджет для одной компании – это огромный бюджет для другой. Как сказал Максим Батырев в своей книге «45 татуировок менеджера», то, что очевидно для вас, не очевидно для других. Все зависит от задач мероприятия: мы всегда предложим альтернативные варианты для разного бюджета.

Конечно, я, как владелец агентства, заинтересован в прибыли, но качество предоставляемых услуг всегда будет стоять на первом месте. Мы делаем обалденные мероприятия – и там все строится на мелочах. Мы стараемся никому не отказывать, но при этом не навязываем свои услуги.

В ходе обучения в онлайн-университете мое представление об event-услугах поменялось в корне. Мы – грамотные специалисты, работающие прежде всего для того, чтобы сэкономить время клиента. Еvent-бизнес сегодня – одна из самых динамично развивающихся отраслей, которая по денежным показателям превысила даже машиностроение. У нас уже давно нет потребности «продать», мы решаем задачу клиента, делая это ненавязчиво.

– И еще один вопрос о рынке event-услуг, в частности, о конкуренции. Похоже, она никак не влияет на вашу работу… Как вам удается так успешно работать?

– В принципе, в Благовещенске помимо нас есть еще аналогичные крупные агентства. Когда-то давно, когда мы были молодыми, нам казалось, что мы забираем друг у друга заказчиков. И сейчас, когда мы стали расти и более детально изучать рынок, я понял, что конкуренты не способны «воровать» клиентов – это ты сам себя плохо представляешь, плохо рассказываешь о своих преимуществах и продаешь свои услуги. На самом деле есть огромное количество работы для всех. Мы даже периодически взаимодействуем между собой, иногда заказываем друг у друга какие-то фишки.

Секретного ингредиента нет

– Сколько времени в штатном режиме нужно на подготовку хорошего мероприятия?

– От месяца до трех. Вообще, обращаться в агентство надо по мере возникновения запроса, но все же чем раньше, тем лучше. Стоит понимать, что какие-то вещи мы организуем и за 2-3 дня, но, естественно, это может увеличить бюджет и потребует больших трудозатрат. Ведь мы работаем не просто ради того, чтобы что-то провести… Иначе вряд ли бы наша креативная группа столько лет держала лидирующие позиции.

– До самых ожидаемых новогодних корпоративов еще почти три месяца – впору подойти к этому вопросу вплотную. Можете дать какие-то рекомендации и советы, как все организовать по высшему разряду?

– Руководителям, HR-сектору или сектору маркетинга нужно в первую очередь решить, будет мероприятие или нет. Секретного ингредиента нет. Захотел провести – просто иди к специалисту. Часть постоянных клиентов уже забронировали дату, но мы открыты для всех. У нас есть негласное правило: независимо от бюджета предполагаемого торжества, кто первый заключил договор, за тем и бронируется ведущий, клиент-менеджер, который будет вести клиента.

Чем больше времени в запасе, тем больше возможностей спланировать мероприятие, ведь это целый процесс: все прорабатывается до мелочей, отдельные фрагменты расставляются по мере эмоциональной окраски. Если люди работают в одной компании, значит, у них есть некая общность, они привыкают к определенным временным рамкам. Хорошо организованное мероприятие дает возможность не только отдохнуть, но и решить какие-то бизнес-задачи.

Вот недавно на амурский рынок зашла федеральная компания. Весь штат новый, и даже если некоторые сотрудники прежде были знакомы друг с другом, в рабочем режиме они все равно пересекаются впервые, естественно, у них есть друг к другу много вопросов. Это не значит, что их тут же начнем грузить тимбилдингом – все исходит от конкретных задач. И в каждом коллективе это индивидуально.

– А есть в вашем портфолио какой-то особенный, любимый проект?

– Каждый проект – как ребенок, я к каждому мероприятию отношусь по-особенному. Даже если мы готовим стандартное мероприятие, все равно у каждого есть свои фишки, оно чем-то запоминается. И каждый стандартный пакет индивидуализируем. Есть компания, которая из года в год заказывает одно и то же мероприятие, но каждый раз мы решаем абсолютно разные задачи. Вообще, нам есть за что сказать спасибо каждому клиенту, как частному, так и корпоративному. С каждым новым мероприятием мы накапливаем опыт, это дает стимул, открывает возможности развиваться дальше и расти.

– Сделать каждый раз незабываемый праздник очень непросто. Как находите свое вдохновение?

– Последние два месяца я действительно работаю не то что в режиме 24/7, а 25/8… эта осень даже мощнее, чем прошлый Новый год! Но мы любим свое дело, радеем за него, а когда ты занимаешься своим делом, получаешь взамен намного больше, чем вкладываешь.

Коллективное творчество

Сегодня в организации корпоративов есть некие общепринятые тренды. Во-первых, это новые технологии, какая-то технологическая фишка, например гостей встречает робот. Это разбивает некие штампы, люди видят, что здесь все не так, как всегда, не так, как везде. Во-вторых, вовлечение персонала – это главная задача. Важно, чтобы каждый человек был задействован в общем деле, взаимодействовал с другими людьми. Это сближает сотрудников, сплачивает коллектив.

А вообще, как театр начинается с вешалки, так и любое мероприятие – с входной зоны. Это первое, что вы видите, приходя на праздник. Это возможность рассказать гостям о тематике вечера, зарядить нужной энергией и оставить на память прекрасные фотографии. Вас может встречать кто угодно, главное – сделать так, чтобы вы сразу, с первых минут окунулись в атмосферу праздника. Кстати, 2019 год объявлен Годом театра.